L’exercice social en tant que VTC

En tant que VTC, vous avez la liberté de choisir la date de début et de clôture de votre exercice social, à condition de respecter certaines règles.

Durée de l’exercice social

L’exercice social doit avoir une durée minimum de 12 mois et un maximum de 24 mois.

Date d’ouverture

La date d’ouverture de l’exercice social est la date à laquelle votre activité de VTC a débuté. Cette date peut être librement choisie, mais elle doit être déclarée au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) lors de la création de votre entreprise.

Date de clôture

La date de clôture de l’exercice social est la date à laquelle vous clôturez vos comptes et établissez vos bilans. Cette date peut être librement choisie, mais elle doit respecter les durées minimales et maximales de l’exercice social.

Dates conseillées

Il est généralement recommandé de choisir une date de clôture qui correspond à la fin d’une année civile. Cela permet de simplifier la comptabilité et la fiscalité, car vous pourrez ainsi profiter des modèles de déclaration de revenus et de bilans pré-établis par l’administration fiscale.

Exemple

Si vous créez votre entreprise de VTC le 1er avril 2024, vous pouvez choisir de :

• Ouvrir votre exercice social le 1er avril 2024 et le clôturer le 31 décembre 2024 (exercice social d’une durée de 12 mois)
• Ouvrir votre exercice social le 1er avril 2024 et le clôturer le 31 mars 2025 (exercice social d’une durée de 24 mois)

Le délai de dépôt des comptes annuels au Greffe dépend de la forme juridique de votre entreprise de VTC.

Sociétés commerciales

Si votre entreprise de VTC est une société commerciale (SAS, SARL, etc.), vous devez déposer vos comptes annuels au Greffe dans les 30 jours suivant la date d’approbation des comptes par l’assemblée générale.

Entreprises individuelles

Si votre entreprise de VTC est une entreprise individuelle, vous n’êtes pas tenu de déposer vos comptes annuels au Greffe. Cependant, vous devez établir vos comptes annuels et les conserver pendant une durée de 10 ans.

Pièces justificatives à joindre au dépôt

Lors du dépôt de vos comptes annuels au Greffe, vous devez joindre les pièces justificatives suivantes :

• Le bilan
• Le compte de résultat
• L’annexe
• Le rapport du commissaire aux comptes (si votre entreprise est soumise à l’obligation d’en avoir un)
• Le certificat de dépôt des comptes au RCS

Modalités de dépôt

Vous pouvez déposer vos comptes annuels au Greffe par voie électronique ou par courrier postal.

Sanctions en cas de non-dépôt

Le non-dépôt des comptes annuels au Greffe peut entraîner des sanctions, telles que :

• Une amende
• La publication du non-dépôt au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales)

Lorsque les capitaux propres d’une société deviennent égaux ou inférieurs au montant du capital social, cela signifie que la situation financière de la société est fragile. En effet, les capitaux propres représentent les fonds propres de la société, c’est-à-dire la différence entre ses actifs et ses passifs.

Conséquences d’une perte des capitaux propres

Si les capitaux propres deviennent négatifs, cela signifie que les dettes de la société sont supérieures à ses actifs. La société est alors en état de cessation de paiements. Dans ce cas, elle doit déposer une déclaration de cessation de paiements auprès du tribunal de commerce dans les 45 jours suivant la constatation de la situation.

Si les capitaux propres deviennent positifs mais restent inférieurs au montant du capital social, la société n’est pas en état de cessation de paiements, mais sa situation financière est tout de même préoccupante. En effet, cela signifie que la société n’a plus de réserves pour faire face à d’éventuels imprévus.

Obligations de la société

Lorsque les capitaux propres deviennent égaux ou inférieurs au montant du capital social, la société est tenue de prendre des mesures pour régulariser sa situation.

Deux options principales s’offrent à elle :

• Réduire le capital social : La société peut décider de réduire le montant de son capital social afin de le ramener à un niveau inférieur ou égal aux capitaux propres. Cette opération doit être approuvée par l’assemblée générale extraordinaire des associés.
• Augmenter les capitaux propres : La société peut également choisir d’augmenter ses capitaux propres en apportant de nouveaux fonds ou en réalisant des bénéfices.

Délais

La société dispose d’un délai de deux ans pour régulariser sa situation. Si elle ne parvient pas à le faire, tout intéressé peut demander au tribunal de commerce la dissolution de la société.

Avantages

Économies financières: Faire les formalités de dépôt de comptes vous-même vous permet d’économiser les frais d’un expert-comptable.

Contrôle du processus: Vous avez un contrôle total sur le processus de dépôt et pouvez vous assurer qu’il est effectué correctement et dans les délais impartis.

Simplicité pour les petites entreprises: Pour les petites entreprises avec une comptabilité simple, le dépôt des comptes peut être une procédure relativement simple à réaliser soi-même.

Apprentissage: Le dépôt de vos propres comptes peut vous aider à mieux comprendre votre situation financière et à vous familiariser avec les exigences comptables.

Inconvénients

Risque d’erreurs: Si vous commettez une erreur dans le dépôt de vos comptes, vous risquez des sanctions de la part de l’administration fiscale.

Manque de temps et d’expertise: Le dépôt des comptes peut prendre du temps et nécessiter des connaissances comptables que vous ne possédez peut-être pas.

Stress: Le dépôt des comptes peut être une source de stress, surtout si vous n’êtes pas familier avec les procédures et les délais.

Responsabilité: En cas de problème, vous êtes seul responsable des erreurs commises dans le dépôt de vos comptes.

Difficultés pour les entreprises complexes: Pour les entreprises avec une comptabilité complexe, il peut être difficile, voire impossible, de déposer leurs comptes sans l’aide d’un expert-comptable.

Oui, il est tout à fait possible d’être en perte tout en ayant de l’argent à la banque. Cela peut arriver dans plusieurs situations :

1. Décalage entre les flux de trésorerie et les résultats comptables:

• Vos résultats comptables reflètent les revenus et les dépenses sur une période donnée (généralement un mois ou un an), tandis que vos flux de trésorerie représentent les entrées et sorties d’argent sur votre compte bancaire pendant la même période.
• Il peut y avoir un décalage entre ces deux éléments. Par exemple, vous pouvez avoir réalisé des ventes importantes qui n’ont pas encore été encaissées, ce qui se traduit par un solde bancaire positif mais une perte comptable.

2. Dette à court terme:

• Si vous avez des dettes à court terme, comme des prêts bancaires ou des créances fournisseurs, qui arrivent à échéance avant que vous ne receviez vos revenus, vous pouvez être en perte même si vous avez de l’argent sur votre compte bancaire.
• En effet, vous devrez utiliser cet argent pour rembourser vos dettes, ce qui diminuera votre solde bancaire et vous laissera potentiellement avec une perte nette.

3. Investissements dépréciés:

• • Si vous avez investi dans des actifs tels que des actions, des obligations ou des biens immobiliers dont la valeur a baissé, vous pouvez être en perte sur ces investissements même si vous avez de l’argent sur votre compte bancaire.
  • La valeur de vos investissements peut fluctuer en fonction des conditions du marché, et il est possible qu’ils valent moins que ce que vous avez payé pour eux.

La fréquence des bilans dans une année dépend de plusieurs facteurs, tels que :

• • La forme juridique de votre entreprise:
    • Entreprises individuelles: En principe, les entreprises individuelles ne sont pas tenues de réaliser un bilan comptable. Cependant, il est fortement recommandé d’en établir un au moins une fois par an pour suivre votre situation financière et prendre des décisions éclairées.
    • Sociétés commerciales: Les sociétés commerciales, comme les SARL, SAS, ou sociétés civiles, sont tenues d’établir un bilan comptable au moins une fois par an. Ce bilan doit être établi à la clôture de l’exercice comptable, qui correspond généralement à l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
  • Votre régime d’imposition:
    • Entreprises relevant du régime de la micro-BIC: Ces entreprises ne sont pas tenues de déposer leur bilan au Greffe du tribunal de commerce. Cependant, elles doivent établir un bilan et une liasse fiscale pour l’administration fiscale.
    • Entreprises relevant du régime du réel: Ces entreprises sont tenues de déposer leur bilan et leur liasse fiscale au Greffe du tribunal de commerce.
  • Votre activité:
    • Certaines activités: Certaines activités, comme les activités réglementées ou les entreprises d’une certaine taille, peuvent être soumises à des obligations comptables supplémentaires, qui peuvent inclure la réalisation de bilans intermédiaires en cours d’exercice.

Les pièces comptables à fournir à votre comptable sont essentielles pour lui permettre d’enregistrer correctement vos transactions financières, établir vos comptes annuels et remplir vos obligations fiscales. La liste exacte des pièces comptables peut varier en fonction de votre activité et de la complexité de votre comptabilité, mais elle comprend généralement les éléments suivants :

Pièces justificatives des ventes

• Factures de vente
• Avoirs
• Tickets de caisse (pour les activités de vente au détail)

Pièces justificatives des achats

• Factures d’achat
• Notes de frais
• Tickets de restaurant
• Justificatifs de déplacement

Pièces justificatives des dépenses

• Quittances de loyer
• Factures d’eau, d’électricité, etc.
• Assurances
• Frais bancaires

Pièces justificatives des salaires

• Bulletins de salaire
• Contrats de travail
• Charges sociales

Autres pièces comptables

• Relevés bancaires
• Extraits de compte
• Déclarations fiscales
• Justificatifs d’investissements
• Titres de propriété

Il est important de conserver toutes vos pièces comptables pendant au moins 10 ans.

La date de clôture de l’exercice comptable est la date à laquelle on considère que l’exercice comptable d’une entreprise est terminé. Elle est généralement fixée au 31 décembre, mais elle peut être différente pour certaines entreprises.

Voici comment connaître la date de clôture de votre exercice comptable :

1. Consultez vos statuts: La date de clôture de l’exercice comptable est souvent mentionnée dans les statuts de votre entreprise. Vous pouvez trouver vos statuts au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise.

2. Vérifiez votre Kbis: La date de clôture de l’exercice comptable est également indiquée sur votre extrait Kbis (Kbis est l’acronyme de “Extrait de Kbis”). Vous pouvez obtenir votre extrait Kbis sur le site web infogreffe.fr: https://www.infogreffe.fr/.

3. Contactez votre expert-comptable: Si vous avez un expert-comptable, il peut vous renseigner sur la date de clôture de votre exercice comptable.

4. Consultez le code de commerce: Le code de commerce stipule que l’exercice comptable d’une entreprise doit avoir une durée de 12 mois maximum. La date de clôture de l’exercice comptable peut donc être fixée à n’importe quelle date du 1er janvier au 31 décembre, mais elle doit être la même chaque année.

5. Cas particuliers:

• Entreprises individuelles: En principe, les entreprises individuelles ne sont pas tenues de respecter une date de clôture précise pour leur exercice comptable. Cependant, il est fortement recommandé de choisir une date de clôture et de s’y tenir chaque année pour faciliter le suivi de la situation financière de l’entreprise.
• Exercice social: Le premier exercice comptable d’une nouvelle entreprise, appelé “exercice social”, peut avoir une durée différente de 12 mois. En effet, il peut courir du jour de la création de l’entreprise jusqu’à la fin de l’année civile suivante.

En principe, il n’est pas obligatoire de tenir une comptabilité avant le démarrage de votre activité.

Cependant, il est fortement recommandé de le faire pour plusieurs raisons :

1. Suivre votre situation financière:

• La comptabilité vous permet de suivre vos recettes et dépenses, ce qui est essentiel pour avoir une vision claire de votre situation financière.
• Cela vous permettra de prendre des décisions éclairées concernant votre activité, telles que les investissements, les recrutements ou les distributions de bénéfices.

2. Faciliter les démarches administratives:

• Lors du démarrage de votre activité, vous devrez effectuer plusieurs démarches administratives, telles que l’inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou l’ouverture d’un compte bancaire professionnel.
• Pour ces démarches, vous aurez besoin de justifier de votre situation financière, ce que vous pourrez faire grâce à votre comptabilité.

3. Respecter les obligations fiscales:

• Même si votre activité n’a pas encore démarré, vous êtes soumis à certaines obligations fiscales, telles que la déclaration de la TVA ou la déclaration de revenus professionnels.
• Pour remplir ces obligations, vous aurez besoin de justifier de vos recettes et dépenses, ce que vous pourrez faire grâce à votre comptabilité.

4. Se préparer à la croissance:

• Si vous avez l’intention de développer votre activité, il est important de mettre en place une comptabilité dès le départ.
• Cela vous permettra de suivre votre croissance et de mieux gérer votre entreprise au fur et à mesure de son développement.

Le fonctionnement d’un dépôt de compte dépend du type de compte en question.

Voici les deux cas les plus courants :

1. Dépôt de compte bancaire :

• Un dépôt de compte bancaire est une opération qui consiste à verser de l’argent sur un compte bancaire.
• Vous pouvez effectuer un dépôt de compte bancaire en espèces, par chèque ou par virement.
• Lorsque vous effectuez un dépôt, l’argent est crédité sur votre compte et vous pouvez l’utiliser pour effectuer des paiements, des retraits ou d’autres transactions.

2. Dépôt de comptes annuels :

• Les comptes annuels sont les documents comptables qui retracent l’activité d’une entreprise au cours d’un exercice comptable.
• Le dépôt de comptes annuels est une obligation légale pour la plupart des entreprises.
• Il consiste à déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise.
• Le dépôt de comptes annuels permet de rendre publique la situation financière de l’entreprise et de protéger les intérêts des tiers.

Le délai pour déposer les comptes annuels dépend de la date de clôture de l’exercice comptable et du mode de dépôt choisi (papier ou électronique).

Voici les délais maximaux à respecter :

• Par voie postale :

• 7 mois après la date de clôture de l’exercice comptable.

• Par voie électronique :

• 8 mois après la date de clôture de l’exercice comptable.

Par exemple, pour une société dont l’exercice comptable clôture le 31 décembre 2023 :

• Dépôt par voie postale : La date limite de dépôt est le 31 juillet 2024.
• Dépôt par voie électronique : La date limite de dépôt est le 31 août 2024.

Il est important de respecter ces délais, car des sanctions peuvent être appliquées en cas de retard.

Voici quelques points importants à retenir :

• L’assemblée générale ordinaire (AGO) d’approbation des comptes annuels doit se tenir dans les 6 mois suivant la date de clôture de l’exercice comptable.
• Les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise.
• Vous pouvez déposer vos comptes annuels vous-même ou par l’intermédiaire d’un mandataire (expert-comptable, avocat, etc.).
• Il est possible de demander un délai de dépôt supplémentaire au greffe du tribunal de commerce, mais cela doit être fait avant la date limite de dépôt.

Oui, il est possible de demander la confidentialité des comptes annuels pour certaines entreprises.**

Cette option permet à l’entreprise de ne pas rendre publics ses comptes annuels ou son compte de résultat.

La confidentialité des comptes annuels est accordée sous certaines conditions :

• L’entreprise doit répondre à la définition d’une micro-entreprise ou d’une petite entreprise.
• L’entreprise ne doit pas exercer certaines activités, telles que les activités de vente de biens immobiliers ou les activités de restauration.
• L’entreprise ne doit pas avoir fait l’objet d’une procédure collective au cours des deux exercices précédents.

Pour demander la confidentialité des comptes annuels, l’entreprise doit déposer une déclaration de confidentialité auprès du greffe du tribunal de commerce dont elle dépend.

**La déclaration de confidentialité doit être déposée dans les 30 jours suivant la date de clôture de l’exercice comptable.

Si la demande de confidentialité est acceptée, les comptes annuels ou le compte de résultat de l’entreprise ne seront pas consultables par le public.

Cependant, ils pourront toujours être consultés par certaines personnes, telles que les associés de l’entreprise, les administrations fiscales et les organismes sociaux.

Il est important de noter que la confidentialité des comptes annuels n’est pas définitive.

• Elle doit être renouvelée chaque année.
• Elle peut être remise en cause par le greffe du tribunal de commerce ou par un juge.

Voici quelques points importants à retenir :

• La confidentialité des comptes annuels ne dispense pas l’entreprise de déposer ses comptes annuels au greffe du tribunal de commerce.
• La confidentialité des comptes annuels peut avoir des conséquences sur la capacité de l’entreprise à obtenir des financements.
• Il est important de bien se renseigner avant de demander la confidentialité des comptes annuels.

L’acompte d’IS et l’IS à payer sont deux notions importantes en matière d’imposition des sociétés (IS). Elles interviennent lors de l’établissement du bilan d’une entreprise, qui a lieu à la fin de chaque exercice comptable.

Voici une explication détaillée de la différence entre ces deux notions :

1. Définition

• Acompte d’IS : Il s’agit d’un versement anticipé de l’impôt sur les sociétés (IS) dû par l’entreprise. Les acomptes d’IS sont calculés sur la base de l’IS dû au titre de l’exercice précédent et sont versés en quatre acomptes au cours de l’exercice en cours.
• IS à payer : Il s’agit du montant total de l’IS dû par l’entreprise au titre de l’exercice comptable. L’IS à payer est calculé après prise en compte de l’ensemble des recettes et des charges de l’entreprise au cours de l’exercice.

2. Calcul

• Acompte d’IS : Le calcul des acomptes d’IS est basé sur le montant de l’IS dû au titre de l’exercice précédent. Chaque acompte correspond à 25% de l’IS dû.
• IS à payer : Le calcul de l’IS à payer est plus complexe et prend en compte l’ensemble des recettes et des charges de l’entreprise au cours de l’exercice. Il s’agit de la différence entre le résultat fiscal de l’entreprise et les crédits d’impôt dont elle bénéficie.

3. Bilan

• Acompte d’IS : Les acomptes d’IS versés au cours de l’exercice sont comptabilisés en charges dans le bilan de l’entreprise.
• IS à payer : L’IS à payer est comptabilisé en passif dans le bilan de l’entreprise. Il représente une dette de l’entreprise envers l’administration fiscale.

4. Exemple

Prenons l’exemple d’une entreprise qui a réalisé un bénéfice de 100 000 € au cours de l’exercice 2023. Son IS dû au titre de l’exercice 2023 est de 25 000 € (taux d’imposition IS de 25%).

• Acompte d’IS : L’entreprise a versé quatre acomptes d’IS de 6 250 € chacun au cours de l’exercice 2023 (25% de 25 000 €). Ces acomptes d’IS ont été comptabilisés en charges dans le bilan de l’entreprise de 2023.
• IS à payer : Lors de l’établissement du bilan de 2023, l’entreprise doit comptabiliser un IS à payer de 18 750 € (25 000 € d’IS dû – 6 250 € d’acomptes d’IS déjà versés). Cet IS à payer est une dette de l’entreprise envers l’administration fiscale.

Le délai d’échéance de paiement des dettes fiscales en France dépend de la nature de la dette et du mode de paiement choisi.

Voici les principales règles :

1. Impôt sur les sociétés (IS) :

• Acomptes d’IS : Les acomptes d’IS sont dus aux dates suivantes :
  • 15 mars
  • 15 mai
  • 15 juillet
  • 15 septembre
• IS à payer : Le solde de l’IS à payer est dû le 15 mai de l’année suivant la clôture de l’exercice comptable.

2. Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) :

• TVA collectée : La TVA collectée doit être déclarée et payée chaque mois, dans les 15 jours suivant la fin du mois concerné.
• TVA déductible : La TVA déductible est remboursée par l’administration fiscale, généralement dans les 3 mois suivant la date de dépôt de la déclaration de TVA.

3. Cotisations sociales :

• Les cotisations sociales des salariés doivent être payées par l’employeur chaque mois, dans les 15 jours suivant la fin du mois concerné.
• Les cotisations sociales des travailleurs indépendants doivent être payées chaque trimestre, dans les 15 jours suivant la fin du trimestre concerné.

4. Autres impôts et taxes :

• Le délai d’échéance de paiement des autres impôts et taxes (par exemple, taxe foncière, taxe d’habitation) est généralement indiqué sur l’avis d’imposition.

Modes de paiement :

• En ligne : Il est possible de payer ses dettes fiscales en ligne sur le site web https://www.impots.gouv.fr/particulier/le-paiement-direct-en-ligne-0.
• Par virement bancaire : Le virement bancaire doit être effectué sur le compte bancaire de l’administration fiscale indiqué sur l’avis d’imposition.
• Par chèque : Le chèque doit être établi à l’ordre du Trésor Public et envoyé à l’adresse indiquée sur l’avis d’imposition.

Pénalités de retard :

• En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont appliquées. Le taux des pénalités de retard est de 0,3% par mois de retard.

Délais de paiement :

• Il est possible de demander un délai de paiement à l’administration fiscale. La demande de délai de paiement doit être motivée et accompagnée de pièces justificatives.