L'essentiel à retenir
Contrairement aux frais réels, le barème kilométrique simplifie votre comptabilité en couvrant l’usure, l’assurance et le carburant via une déduction forfaitaire
Le calcul de l’indemnité dépend de la puissance fiscale de votre véhicule et du nombre total de kilomètres parcourus à des fins professionnelles sur l’année
Cette option est souvent plus avantageuse pour les chauffeurs qui utilisent leur véhicule personnel, car elle permet de réduire le bénéfice imposable.
La tenue d’un journal de bord rigoureux, détaillant chaque trajet, la date et le motif professionnel, est impérative pour justifier vos déductions en cas de contrôle
Vous êtes chauffeur VTC ? L’utilisation des indemnités kilométriques est un levier d’optimisation fiscale très puissant, à condition de bien en maîtriser les rouages. Car entre les barèmes fiscaux, les justificatifs et les déclarations, ce n’est pas toujours évident de s’y retrouver.
BVTC vous explique tout ce que vous devez savoir sur les indemnités kilométriques pour les professionnels du transport.
Qu’est-ce que les indemnités kilométriques ?
En tant que chauffeur VTC, vous passez vos journées au volant. Chaque kilomètre que vous parcourez engendre des frais : l’essence bien sûr, mais aussi l’usure des pneus, les révisions, l’assurance et la perte de valeur de votre voiture. Si vous exercez en société (SASU, EURL), les indemnités kilométriques (IK) permettent de vous verser un remboursement de frais non imposable et exonéré de cotisations sociales. Ces indemnités sont essentielles pour maintenir une activité lucrative. C’est le moyen le plus efficace de sortir de l’argent de votre société pour le mettre dans votre poche personnelle, de manière totalement légale :
- Zéro impôt : ce remboursement n’est pas considéré comme un salaire. Vous ne payez pas d’impôt sur le revenu dessus.
- Zéro charge sociale : votre entreprise ne paye pas de cotisations (Urssaf) sur ces sommes.
TICPE : un VTC peut-il récupérer la taxe sur le carburant ?
Contrairement aux taxis, les chauffeurs VTC ne peuvent pas se faire rembourser la TICPE (taxe intérieure de consommation sur les produits énergétiques) sur leur carburant. C’est un avantage fiscal réservé aux taxis, au même titre que la détaxe sur l’achat du véhicule. Pour ne pas perdre d’argent, vous avez donc 2 solutions :
- L’option « indemnités kilométriques » (IK) : si la voiture est à votre nom propre, vous vous remboursez des kilomètres. C’est souvent l’option la plus gagnante car le barème kilométrique de l’État est généreux. Pour beaucoup de chauffeurs, ce remboursement forfaitaire rapporte plus qu’une simple déduction de factures d’essence.
- L’option « frais réels » : si votre voiture appartient à votre société, vous payez le carburant avec la carte de l’entreprise. Vous ne récupérez pas la TICPE, mais vous déduisez 100 % de la dépense de votre bénéfice (ce qui baisse vos impôts).
Indemnités kilométriques : fonctionnement et montant
Au lieu de payer vos factures de garage ou d’essence avec la carte de la société, vous utilisez votre véhicule personnel. À la fin du mois, vous calculez le total des kilomètres parcourus pour vos clients (courses, trajets d’approche, retours à vide). On applique ensuite le barème officiel de l’État.
Ce qu'il faut retenir pour être en règle
La voiture doit être à votre nom : pas au nom de la société, sinon ça ne marche pas.
Justifiez vos trajets : gardez un carnet ou vos relevés d’applications (Uber, Bolt, etc.). En cas de contrôle, il faut prouver que ces kilomètres ont servi à bosser.
Le montant des indemnités kilométriques est calculé en fonction de deux éléments :
- La puissance fiscale de votre véhicule: plus la puissance fiscale est élevée, plus l’indemnité kilométrique est importante. Vous pouvez trouver la puissance fiscale de votre véhicule sur la carte grise.
- La distance parcourue: il est important de tenir un registre précis des kilomètres parcourus, en indiquant la date, le motif du trajet et la distance parcourue.
La formule de calcul des indeminités kilométriques
Indemnité kilométrique = la distance parcourue (d) x le coefficient du barème kilométrique en fonction des caractéristiques du véhicule utilisé.
Le barème des indemnités kilométriques
Le barème officiel des indemnités kilométriques est publié chaque année par l’administration fiscale. Vous pouvez le retrouver sur le site d’impots.gouv.fr ( Ministère de l’Economie et des Finances ).
Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Prenons un exemple concret : si vous parcourez 4 000 km pour votre activité avec un véhicule thermique de 6 CV, vous pouvez déduire 2 660 € de frais (4 000 km x 0,665). C’est un montant forfaitaire qui vient directement réduire votre bénéfice imposable pour couvrir vos dépenses réelles.
Bon à savoir
- Vous pouvez utiliser un outil de calcul des indemnités kilométriques pour vous simplifier la vie.
- Il est important de conserver tous vos justificatifs (factures d’essence, tickets de péage, etc.) en cas de contrôle fiscal.
- Si vous utilisez une voiture électrique, vous pouvez bénéficier d’une majoration de 20%
Les conditions pour prétendre aux indemnités kilométriques
Comme on l’a vu, il vous faut utiliser votre voiture personnelle pour des raisons professionnelles en tant que dirigeant d’entreprise pour prétendre à des indemnités kilométriques qui compensent les frais de votre véhicule. Cela ne s’applique pas si vous utilisez un véhicule de société ou si vous êtes un entrepreneur individuel, excepté dans le cadre des frais réels.
L’argent que vous vous versez au titre des indemnités kilométriques est net de tout. C’est de l’argent qui va directement dans votre poche.
Cependant, il y a une contrepartie à connaître :
- Pas de récupération de TVA : comme le véhicule est à votre nom propre (personnel) et non à celui de la société, vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur le prix d’achat de la voiture, ni sur l’entretien ou le carburant. Par contre, en louant ce même véhicule à votre entreprise, vous pouvez percevoir des indemnités kilométriques. Cela dépendra des caractéristiques du véhicule et des kilomètres parcourus, pouvant atteindre jusqu’à 2 500 € mensuels exempt de charges et d’impôts.
- Pas d’amortissement comptable : vous ne pouvez pas déduire la perte de valeur (dépréciation) du véhicule dans le bilan de votre entreprise. C’est le barème kilométrique qui remplace forfaitairement cette perte de valeur.
Vous gagnez en revenu immédiat et net de taxes, mais vous perdez les avantages fiscaux liés à l’achat d’un véhicule de société.
Les indemnités kilométriques constituent un élément important de la rémunération des professionnels du transport. En les déclarant correctement, vous pouvez réduire vos impôts et augmenter vos revenus.
L’accompagnement BVTC : faire les bons choix pour votre rentabilité
Pour être un chauffeur VTC rentable, il faut savoir prendre les bonnes décisions fiscales dès le départ. Faut-il acheter votre véhicule en nom propre pour profiter des IK ou l’acheter au nom de votre société pour récupérer la TVA et amortir l’achat ? La réponse dépend de votre statut (SASU, EURL, EI), de votre kilométrage annuel et du type de véhicule (hybride, électrique ou thermique).
BVTC optimise votre fiscalité pour maximiser votre rentabilité
Nous vous accompagnons dans le pilotage réel de votre entreprise :
-
- Choix du statut : nous vous aidons à choisir la structure juridique la plus adaptée à votre projet
- Sécurité totale : nous validons la cohérence de vos remboursements de frais pour que votre dossier soit inattaquable en cas de contrôle
-
- Arbitrage sur mesure : nous simulons pour vous le scénario le plus rentable (IK vs frais réels) en fonction de votre situation précise
-
- Conseil à l’achat : nous analysons votre projet en amont pour déterminer quel mode de détention (personnel ou société) vous fera gagner le plus d’argent chaque mois
-
Stratégie : nous vous alertons si un changement de mode de déduction devient plus rentable pour vous
-
Expertise transport : nous connaissons les spécificités de votre métier pour ne laisser passer aucune économie
Mon salarié, peut-il déduire des indemnités kilométriques ?
Vos salariés peuvent utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Dans ce cas, vous devez leur rembourser les frais réels engagés, tels que les frais de carburant, d’assurance et de réparations.
Pour cela, votre salarié devra justifier ses frais de déplacement. Il devra vous transmettre une note de frais kilométrique indiquant le montant des dépenses, le nombre de kilomètres parcourus, etc.
Enfin, les indemnités kilométriques des salariés que vous prenez en charge ne sont pas soumises aux cotisations sociales.
Est-il possible de déduire les frais de déplacement domicile travail en SAS ?
En tant que dirigeant de SAS assimilé salarié, vous pouvez prétendre à deux options pour vos frais de déplacement domicile-travail :
1. Indemnité de transport annuelle:
Vous pouvez bénéficier d’une indemnité de transport annuelle de 200 € exonérée de cotisations sociales.
Cette option est simple et ne nécessite aucune justification.
2. Barème kilométrique de l’URSSAF:
Si le trajet domicile-lieu de travail n’est pas desservi par les transports en commun ou si vos horaires ne vous permettent pas de les utiliser, vous pouvez opter pour le barème kilométrique de l’URSSAF.
Cette option vous permet de déduire une somme plus importante, mais elle nécessite de justifier vos frais de déplacement.
Le choix entre ces deux options dépend de votre situation personnelle et de vos besoins.
Quel montant puis-je espérer percevoir par le biais du régime des indemnités kimométriques ?
Le barème kilométrique est publié chaque année par l’administration fiscale et fixe le montant des indemnités kilométriques en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Plus vous parcourez de kilomètres, plus vous percevrez d’indemnités.
Le montant des indemnités kilométriques est proportionnel au nombre de kilomètres parcourus.
Est-ce que je peux cumuler les IK et les factures d’essence ?
Non. C’est l’un ou l’autre. Si vous choisissez le barème des indemnités kilométriques (IK), celui-ci est censé couvrir toutes vos dépenses (carburant, entretien, assurance, usure). Vous ne pouvez donc pas déduire vos tickets d’essence en plus dans la comptabilité de votre société.
Le trajet domicile-travail compte-t-il dans les indemnités kilométriques ?
Oui, mais sous conditions. Pour un dirigeant de société (SASU, EURL), les trajets entre votre domicile et votre lieu de travail (ou votre zone de prise en charge) sont déductibles si vous pouvez justifier que l’utilisation de votre véhicule personnel est nécessaire à votre activité de transport.
J’ai un véhicule électrique, quel est l’avantage ?
C’est le « jackpot » fiscal : le montant de vos indemnités kilométriques est majoré de 20 %. C’est une aide de l’État pour encourager la transition écologique, et pour un VTC qui roule beaucoup, cela représente une économie très importante à la fin de l’année.
Puis-je utiliser les IK si ma voiture est en Location Longue Durée (LLD) ou LOA ?
Oui, à condition que le contrat de location soit à votre nom propre (personnel) et non au nom de votre société. Si c’est le cas, vous pouvez vous verser des IK. Si le contrat est au nom de l’entreprise, vous passez obligatoirement aux frais réels.
Que se passe-t-il si je change de véhicule en cours d’année ?
Pas de souci, il faudra simplement recalculer vos indemnités en fonction de la puissance fiscale (CV) de votre nouveau véhicule à partir de sa date de mise en circulation professionnelle.
Comment prouver mes kilomètres en cas de contrôle ?
L’administration fiscale demande des justificatifs précis. Vous devez tenir un journal de bord ou conserver vos relevés de plateformes (Uber, Bolt, etc.). Ces documents doivent indiquer la date, le lieu de départ, le lieu d’arrivée et le nombre de kilomètres parcourus pour chaque mission.