Indemnités kilométriques : le guide complet pour les professionnels du transport
Vous êtes chauffeur VTC, taxi, ambulancier ou livreur ? Les indemnités kilométriques constituent une part importante de vos revenus. Mais entre barèmes fiscaux, justificatifs et déclarations, il est facile de s’y perdre.
Ce guide complet vous explique tout ce que vous devez savoir sur les indemnités kilométriques pour les professionnels du transport.
1 : Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?
Vous êtes constamment sur la route, et chaque kilomètre compte, n’est-ce pas ? Prenons un moment pour décomposer ce concept qui impacte significativement votre portefeuille. Les indemnités kilométriques ne sont pas seulement un remboursement ; elles représentent la reconnaissance de vos dépenses inévitables en tant que professionnel du transport.
En clair, c’est une sorte de bourse virtuelle qui se remplit au fur et à mesure que vous avalez les kilomètres. Cet argent est censé couvrir les frais d’essence, l’amortissement de votre véhicule, et même les petits extras comme les vidanges et les changements de pneus. En tant que VTC, taxi ou livreur, ces indemnités sont essentielles pour maintenir votre activité lucrative.
Si vous achetez votre véhicule à titre personnel, la récupération de la TVA n’est pas possible. Par contre, en louant ce même véhicule à votre entreprise, vous pouvez percevoir des indemnités kilométriques. Cela dépendra des caractéristiques du véhicule et des kilomètres parcourus, pouvant atteindre jusqu’à 2 500 € mensuels exempt de charges et d’impôts. Selon l’ampleur de votre activité de VTC, l’achat du véhicule par l’entreprise pour récupérer la TVA ou l’indemnisation kilométrique en tant que rémunération principale présente des avantages distincts à évaluer.
Quel est le montant des indemnités kilométriques ?
Le montant des indemnités kilométriques est calculé en fonction de deux éléments :
- La puissance fiscale de votre véhicule: plus la puissance fiscale est élevée, plus l’indemnité kilométrique est importante. Vous pouvez trouver la puissance fiscale de votre véhicule sur la carte grise.
- La distance parcourue: il est important de tenir un registre précis des kilomètres parcourus, en indiquant la date, le motif du trajet et la distance parcourue.
La formule est : Indemnité kilométrique = la distance parcourue (d) x le coefficient du barème kilométrique en fonction des caractéristiques du véhicule utilisé.
Le barème officiel des indemnités kilométriques est publié chaque année par l’administration fiscale. Vous pouvez le retrouver sur le site https://www.impots.gouv.fr/accueil.
Bon à savoir :
- Vous pouvez également utiliser un outil de calcul des indemnités kilométriques pour vous simplifier la vie.
- Il est important de conserver tous vos justificatifs (factures d’essence, tickets de péage, etc.) en cas de contrôle fiscal.
- Si vous utilisez une voiture électrique, vous pouvez bénéficer d’une majoration de 20%
2. Les conditions pour prétendre aux indemnités kilométriques
Si vous possédez et utilisez votre voiture personnelle pour des raisons professionnelles en tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez prétendre à des indemnités kilométriques qui compensent les frais véhiculaires. Cela ne s’applique pas si vous utilisez un véhicule de société ou si vous êtes un entrepreneur individuel, excepté dans le cadre des frais réels.
Les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à charges sociales ou impôts, mais la dépréciation du véhicule personnel n’est pas comptablement amortissable, ni la TVA récupérable sur l’achat.
Les taxis ont droit quant à eux à un remboursement de la TICPE pour le carburant utilisé professionnellement.
Conseils pour optimiser vos indemnités kilométriques
- Conservez tous vos justificatifs.
- Tenez un registre précis des kilomètres parcourus.
- Utilisez un outil de calcul des indemnités kilométriques.
- Choisissez le mode de calcul le plus avantageux pour vous (barème kilométrique ou frais réels).
- Si vous optez pour les frais réels, conservez toutes les factures et justificatifs liés à l’utilisation de votre véhicule.
- En cas de contrôle fiscal, soyez en mesure de justifier l’utilisation de votre véhicule pour vos missions professionnelles.
En suivant ces conseils, vous serez certain de profiter pleinement des indemnités kilométriques.
N’oubliez pas : les indemnités kilométriques constituent un élément important de la rémunération des professionnels du transport. En les déclarant correctement, vous pouvez réduire vos impôts et augmenter vos revenus.
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Foire aux questions
Mon salarié, peut-il déduire des indemnités kilométriques ?
Vos salariés peuvent utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Dans ce cas, vous devez leur rembourser les frais réels engagés, tels que les frais de carburant, d’assurance et de réparations.
Pour cela, votre salarié devra justifier ses frais de déplacement. Il devra vous transmettre une note de frais kilométrique indiquant le montant des dépenses, le nombre de kilomètres parcourus, etc.
Enfin, les indemnités kilométriques des salariés que vous prenez en charge ne sont pas soumises aux cotisations sociales.
Est-il possible de déduire les frais de déplacement domicile travail en SAS ?
En tant que dirigeant de SAS assimilé salarié, vous pouvez prétendre à deux options pour vos frais de déplacement domicile-travail :
1. Indemnité de transport annuelle:
Vous pouvez bénéficier d’une indemnité de transport annuelle de 200 € exonérée de cotisations sociales.
Cette option est simple et ne nécessite aucune justification.
2. Barème kilométrique de l’URSSAF:
Si le trajet domicile-lieu de travail n’est pas desservi par les transports en commun ou si vos horaires ne vous permettent pas de les utiliser, vous pouvez opter pour le barème kilométrique de l’URSSAF.
Cette option vous permet de déduire une somme plus importante, mais elle nécessite de justifier vos frais de déplacement.
Le choix entre ces deux options dépend de votre situation personnelle et de vos besoins.
Quel montant puis-je espérer percevoir par le biais du régime des indemnités kimométriques ?
Le barème kilométrique est publié chaque année par l’administration fiscale et fixe le montant des indemnités kilométriques en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.
- Le montant des indemnités kilométriques est proportionnel au nombre de kilomètres parcourus.
- Plus vous parcourez de kilomètres, plus vous percevrez d’indemnités.
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