Comment établir un devis et une facture VTC ?

Quelle est l’importance d’un devis VTC ?

Un devis est un document qui renseigne sur le coût et les détails d’une prestation donnée. Son utilisation relève d’une véritable démarche commerciale. Il permet au client d’avoir une visibilité sur le montant d’une prestation et sur la fiabilité du prestataire.

Par ailleurs, le coût d’un service VTC doit inéluctablement être communiqué avant la commande. La raison fondamentale d’une telle disposition se rapporte au fait que la tarification n’intègre pas les paramètres extérieurs (embouteillage, frais d’approche…). Les caractéristiques de votre trajet (localisation, heure…) sont les seuls éléments pris en compte.

Quelle est l’importance d’une facture ?

Lorsque vous choisissez votre activité de chauffeur VTC en étant non-salarié, vous serez alors le chef de votre entreprise. Cela étant, vous devez établir des factures et les transmettre à votre comptable. BVTC Conseil peut vous accompagner dans ces tâches. Nous vous fournirons tout le nécessaire concernant ce document.

Il ressort alors que la maîtrise de la facturation est incontournable pour l’exercice du métier VTC. Elle est d’ailleurs l’une des épreuves du programme de l’examen pratique et théorique. Sa maîtrise est alors importante pour votre admissibilité.

Pourquoi établir une facture ?

Une facture est un document qui atteste de la vente d’un service. Elle est indispensable pour :

• Prouver la réalisation de la prestation.
• Demander le paiement au client.
• Tenir une comptabilité précise.
• Se conformer aux obligations fiscales et légales.

Que doit contenir une facture pour être valable ?

Pour sa validité, une facture, à l’image d’un devis, doit fournir certaines informations essentielles. Elle doit :

• porter la mention « Facture » et la date ;
• contenir les informations client (nom, adresse…) ;
• indiquer les données relatives au prestataire (nom de l’entreprise, adresse, numéro Siret et Siren…) ;
• préciser la désignation du produit dans le cadre du transport (transport sec ou mis à disposition) ;
• mentionner le prix de la prestation hors taxes et toutes charges comprises (TTC).

En vue de la conformité à l’article 22 de la loi 2014 626 du 18 juin 2014, les commerçants et artisans inscrits au RCS ainsi que les auto-entrepreneurs doivent mentionner sur les devis et factures, les informations suivantes :

• l’assurance souscrite au titre de leur activité lorsque celle-ci est obligatoire (RC PRO) ;
• les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat d’assurance.

Vous devez ajouter à chaque fois le montant de la TVA si vous exercez en société simple. Par ailleurs, si vous êtes une micro-entreprise et que la TVA n’est pas applicable, votre facture doit porter la mention « TVA non applicable » conformément à l’article 293 b du CGI.

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Comment établir une facture en tant que VTC ?

1. Utiliser un modèle de facture : Comme pour les devis, il existe de nombreux modèles de facture disponibles en ligne. Des logiciels de comptabilité comme Pennylane peuvent également vous faciliter la tâche.
2. Rédiger la facture : Incluez tous les éléments obligatoires mentionnés plus haut. Soyez clair et précis pour éviter toute ambiguïté.
3. Envoyer la facture au client : Une fois la prestation réalisée, envoyez la facture au client. Assurez-vous de garder une copie pour vos archives.
4. Suivre les paiements : Tenez un suivi rigoureux des factures émises et des paiements reçus pour une gestion financière optimale.

Les outils pour simplifier la gestion des devis et factures

Plusieurs outils peuvent vous aider à gérer vos devis et factures de manière efficace :

• Logiciels de comptabilité : Des solutions comme Pennylane, permettent de créer et de gérer facilement vos devis et factures.
• Applications mobiles : Certaines applications mobiles offrent des fonctionnalités de création et de gestion de devis et factures, adaptées aux chauffeurs VTC en déplacement.
• Templates et modèles : Utilisez des modèles préconçus pour vous assurer que vos documents sont toujours conformes.

Conseils pour une gestion efficace

• Anticiper les besoins des clients : Proposez des devis rapidement pour ne pas perdre de clients potentiels.
• Être transparent sur les tarifs : Évitez les mauvaises surprises en indiquant clairement tous les coûts dès le devis.
• Respecter les délais de paiement : Assurez-vous que vos factures soient réglées à temps en suivant de près les dates d’échéance.
• Automatiser la gestion : Utilisez des outils automatisés pour gagner du temps et réduire les erreurs.

Établir des devis et des factures en tant que chauffeur VTC est une étape cruciale pour assurer une gestion professionnelle et transparente de votre activité. En suivant les bonnes pratiques et en utilisant les outils appropriés, vous pouvez simplifier ce processus et vous concentrer sur votre cœur de métier : offrir un service de qualité à vos clients. N’oubliez pas de rester à jour sur les obligations légales et fiscales pour éviter les mauvaises surprises.

Pour en savoir plus

Si vous désirez un accompagnement en ce qui concerne votre projet VTC, n’hésitez pas à nous contacter. Nous avons conduit plusieurs milliers de chauffeurs VTC à se développer. Grâce à notre école BVTC Académie et à notre cabinet d’expertise-comptable BVTC Conseil, vous bénéficierez d’une formation théorique et pratique de qualité. Nous sommes d’ailleurs un organisme de formation CPF.

Par ailleurs, nous vous offrons la création de votre entreprise et un mois de comptabilité offert. Nous sommes 100 % spécialisés dans le domaine de transport des personnes et par conséquent, nous saurons vous apporter les meilleurs conseils.