La comptabilité : une obligation pour toutes les entreprises

Quelles sont les pièces comptables ?

Les pièces comptables dans une société sont très importantes. Il s’agit des documents de gestion courante de la société tels que :

• Les relevés bancaires 

Ils doivent couvrir tous les mois de l’exercice comptable, de la création de la société jusqu’à la fin de l’année. Nous vous conseillons de télécharger régulièrement les relevés bancaires de votre société et de les conserver dans votre dossier comptable.

• Les factures d’achat : factures, tickets de caisse

Les factures doivent comporter les informations sur le vendeur, notamment le nom, le numéro de SIREN, le numéro de la TVA. Ces factures doivent comporter un montant hors-taxes (HT) du bien ou du service acheté, la TVA et le montant toutes taxes comprises (TTC).

• Les factures de vente

Ce sont les documents envoyés aux clients lorsqu’on fait des ventes de biens ou de services. Les factures doivent comporter les informations sur le vendeur, notamment le nom, le numéro de SIREN, le numéro de la TVA. Ces factures doivent comporter un montant hors-taxes (HT) du bien ou du service acheté, la TVA et le montant toutes taxes comprises (TTC).

• Les notes de frais

Ce sont des documents permettant aux collaborateurs de se faire rembourser leurs frais professionnels. Le remboursement des frais est lié à trois contraintes. Les dépenses doivent être :

1. Engagées pour les besoins de l’activité professionnelle du salarié
2. De montants « raisonnables », sous peine d’être considérées par l’administration comme des « avantages en nature »
3. Justifiées, c’est-à-dire accompagnées des factures correspondantes

Le remboursement de frais n’est soumis ni à cotisation sociale, ni à l’impôt sur le revenu. Le plus souvent, la note de frais porte sur des frais de repas, des frais de déplacement, des frais d’hébergement, de l’achat de petites fournitures de bureau ou de consommables variés, des indemnités kilométriques lorsque le véhicule professionnel est utilisé pour le travail.

• Les contrats d’emprunts souscrits au nom de la société

Il est indispensable de conserver les pièces comptables de votre société et de les donner à votre comptable pour en faire la saisie qui va aboutir au bilan comptable. 

Les pièces comptables permettent d’avoir un bilan juste et équilibré. Il faut conserver les factures d’achat pour avoir des économies de TVA et d’impôts. S’il manque des factures d’achat pour le bilan, votre comptable ne pourra pas vous faire économiser 20% de TVA dessus ni 15% ou 33.33% d’impôt sur les sociétés.

Notre conseil  : veillez à bien conserver vos pièces comptables, vous ferez des économies d’impôts à la fin de l’anné !  De plus, la loi impose de conserver ses pièces comptables pendant 10 ans.

Quelle est la durée de conservation des pièces comptables ? 

Le délai de conservation des documents d’entreprise varie selon la nature des pièces : 

•        Document commercial : à conserver au minimum pendant cinq ou dix ans selon la nature du document.

Les bons de commande, les factures et les documents bancaires doivent être conservés au minimum dix ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

•        Documents comptables et juridiques : 

Les livres comptables obligatoires et les comptes annuels doivent être conservés au minimum pendant dix ans. 

Les statuts doivent être conservés pendant au moins cinq ans après la radiation de la société au Registre du Commerce.

Les registres juridiques obligatoires doivent être conservés au moins six ans.

•        Déclarations fiscales et sociales 

Les déclarations fiscales doivent être conservées pendant une durée de trois années, qui est la durée de prescription fiscale.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conservations des documents ? 

En cas de non-conservation des documents comptables pendant la durée légale, vous risquez une amende de 1 500 euros.

Notre conseil : nous vous recommandons de conserver toutes vos pièces comptables et tous les bilans et liasses fiscales de votre société. 

De plus, il faut aussi garder les pièces comptables de votre société (factures d’achat et de vente, relevés bancaires) ou du moins une copie informatique de tous ces documents qui devront être présentés en cas de contrôle fiscal. 

La comptabilité de votre société

Vous avez créé, ou souhaitez créer votre société ?

Pour avancer, vous aurez besoin d’un comptable de qualité, qui sache vous écouter et vous accompagner au quotidien. Pour commencer, nous vous recommandons de vous orienter vers un comptable physique dans un premier temps, car rien ne remplace le contact physique.

Une année en comptabilité

Lorsque vous signez une lettre de mission avec un comptable, nous vous conseillons d’avoir un rendez-vous avec le comptable ou l’expert-comptable du cabinet afin de parler de votre projet et d’avoir le plus de conseils possibles. 

Un nouveau rendez-vous 2 à 3 mois après le démarrage de l’activité est recommandé, car de nombreuses questions arrivent avec l’expérience.

Par la suite, votre comptable fera la saisie des pièces comptables (relevés bancaires, factures d’achat, factures de ventes) régulièrement, et répondra à vos questions par email ou par téléphone.

Lorsque la clôture de votre bilan va approcher, prenez à nouveau rendez-vous avec votre comptable afin de préparer le bilan de le société, puis un autre rendez-vous après la clôture du bilan pour finaliser le bilan de votre société.

Les produits finis du comptables

Les livrables du comptable sont :

• Le bilan comptable décrit sous forme d’un document la situation patrimoniale de l’entreprise à une date donnée. Il prend généralement la forme d’un tableau dont la partie des ressources est appelée “passif” et celle des emplois est appelée “actif”.
  

• Les ACTIFS : correspondent à tout ce que possède l’entreprise (immobilisations, stocks, trésorerie, créances clients…)
  

• Les PASSIFS : correspondent à toutes les ressources à disposition de l’entreprise appartenant aux tiers (capitaux propres, dettes financières, dettes fournisseurs, dettes fiscales et sociales…).
  

• La liasse fiscale est le bilan tel qu’il est envoyé aux Impôts à la fin de l’année comptable (ou exercice social). Il comprend plusieurs feuillets dont le bilan, le compte de résultat, le calcul du résultat fiscal qui permet d’arriver à l’impôt sur les sociétés (IS), etc.
  

• La TVA : Taxe sur la Valeur Ajoutée. Cette déclaration est faite en fonction du régime de TVA de votre société, tous les mois, tous les trimestres ou 2 fois par an, en juillet et en décembre 2019. Le remboursement de la TVA se fait en juillet de chaque année, ou lors du bilan, ou tous les mois pour les sociétés qui sont en TVA mensuelle.
  

• Le dépôt de comptes annuels au greffe du tribunal, à la fin de la préparation du bilan, suite au choix de la prise de dividendes ou pas
  

• D’autres déclarations sont faites par le comptables : la CFE et CVAE.

A la recherche du comptable idéal ?

Lorsqu’on se lance dans l’entreprenariat, il est indispensable d’être accompagné par un bon comptable et un bon avocat.

Trouver un bon comptable est essentiel pour la pérennité de votre entreprise.  Vous trouverez ci-dessous toutes les informations pour faire votre choix. 

Le comptable : une personne ou une société de confiance

Un comptable est amené à connaître vos encaissements et vos décaissements, la gestion que vous faites de votre entreprise, etc. Aussi, le comptable doit être une personne compétente et de confiance, avec laquelle vous pouvez parler en toute transparence. 

Communication et relationnel 

Un bon comptable privilégie la proximité avec ses clients. Il est à votre écoute et il communique avec vous en toute transparence, tout en employant un vocabulaire et un discours adapté. Un bon comptable vous conseille activement et gère vos sujets comme s’ils étaient les siens. Un bon comptable vous rappelle également le droit et les priorités pour votre bien et celui de votre société.

Disponible et expérimenté 

Un bon comptable doit se rendre disponible pour ses clients, être joignable à tout moment, pour les conseiller, les rassurer, ou répondre à leurs questions. Un bon comptable doit vous  aider à prendre les bonnes décisions, sur la base des informations disponibles et de son expérience. Un comptable compétent doit connaitre les subtilités de votre secteur d’activité, afin de vous fournir des réponses qualitatives.

Un bon technicien  

L’essentiel pour exercer son métier de comptable, en plus d’être un bon communicant, disponible et proche de ses clients, est d’avoir des connaissances solides en matière de comptabilité, fiscalité et juridique. Un bon comptable ne cesse jamais d’apprendre et se tient constamment informé de l’actualité et des nouvelles normes.

Vous recherchez un comptable ? Contactez-nous ! Nous nous occupons de toute votre comptabilité et de votre optimisation fiscale.